Документи, які видані та мають юридичну силу на території однієї держави, використовуються на території іншої держави тільки після їх легалізації у встановленому порядку, якщо інше не передбачено законами та міжнародними договорами.
З метою спрощення процедури визнання іноземних документів,5 жовтня 1961 року в Гаазі (Нідерланди) була підписана Гаазька конвенція. Цією конвенцією скасовано вимогу легалізації іноземних офіційних документів та визначено процедуру посвідчення автентичності підпису, якості, в якій виступала особа, що підписала документ, та, у відповідному випадку, автентичності відбитку печатки або штампу, якими скріплений документ, шляхом проставлення штампу апостиль (APOSTILLE).
Відповідно до статті 6 Гаазької конвенції, кожна договірна держава призначає органи, яким надані повноваження на проставлення апостиля.
В Україні ці повноваження надані Міністерству закордонних справ,Міністерству юстиції та Міністерству освіти і науки.
Міністерство юстиції України проставляє апостиль на документах, виданих відділами державної реєстрації актів цивільного стану, державними реєстраторами юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців, судами та на документах, які оформлюються нотаріусами.
Проставлення апостиля здійснюється за заявою будь-якої особи, яка надає відповідний документ шляхом її особистого звернення до територіального органу Міністерства юстиції, а саме, відділу державної реєстрації актів цивільного стану,крім випадку проставлення апостиля на виписці з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань.
Виписка з Єдиного державного реєстру для проставлення апостиля передається до територіальних органів Міністерства юстиції України державним реєстратором юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань, яким сформовано таку виписку.
Разом із заявою заявник пред’являє посадовій особі територіального органу Міністерства юстиції України:
- документ, що посвідчує особу;
- оригінал документа, на якому проставляється апостиль або його копію, завірену в установленому порядку (нотаріально);
- документ про оплату послуги з проставлення апостиля.
Плата за проставлення апостиля для громадян України, іноземних громадян та осіб без громадянства становить 51 гривня та для юридичних осіб 85 гривень. При проставленні апостиля на декількох документах оплата послуги здійснюється відповідно до кількості поданих разом із заявою документів.
За результатами розгляду заяви та поданих документів посадова особа Міністерства юстиції України проставляє апостиль або відмовляє у його проставленні, з обов’язковим зазначенням відповідної підстави у повідомленні про відмову.
Проставлення апостиля, відмова в його проставленні здійснюються у строк до 2 робочих днів. У разі необхідності отримання зразка підпису, відбитка печатки та/або штампа, а також здійснення перевірки документів про державну реєстрацію актів цивільного стану у випадках відсутності відомостей про них у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян та/або виникнення сумніву щодо їх достовірності, строк розгляду документів на проставлення апостиля може бути продовжено до 20 робочих днів.
Документи, подані для проставлення апостиля, видаються заявнику або іншій особі, зазначеній заявником у заяві. Документи, подані для проставлення апостиля, можуть видаватися також іншій особі на підставі відповідної довіреності, наданій такій особі заявником.
Нагадаємо, що з 20 листопада 2015 року прийом та видачу документів для проставлення апостиля здійснюють відділи державної реєстрації актів цивільного стану. Апостиль проставляється за допомогою програмних засобів ведення Електронного реєстру апостилів.
У Донецькій області послугу з прийому та видачі документів для проставлення апостиля надають:
- відділ державної реєстрації актів цивільного стану Управління державної реєстрації Головного територіального управління юстиції у Донецькій області;
- Великоновосілківський районний відділ державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції у Донецькій області;
- Добропільський міський відділ державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції у Донецькій області;
- Дружківський міський відділ державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції у Донецькій області;
- Костянтинівський міський відділ державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції у Донецькій області;
- Лиманський міський відділ державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції у Донецькій області;
- Маріупольський міський відділ державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції у Донецькій області;
- Олександрівський районний відділ державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції у Донецькій області;
- Слов’янський районний відділ державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції у Донецькій області.
Адреси розташування, контактні номери телефонів, а також адреси електронного зв’язку цих відділів розміщені на веб-сайті Головного територіального управління юстиції у Донецькій області за посиланням www.justice-dn.in.ua у розділі «Управління державної реєстрації».
З часу запровадження Електронного реєстру апостилів по теперішній час відділами державної реєстрації актів цивільного стану Донецької області прийнято 1160 документів для проставлення апостиля.
Відділ державної реєстрації актів
цивільного стану Управління державної
реєстрації Головного територіального
управління юстиції у Донецькій області